Proveeduría
Descripcion
Ejecución, coordinación y control de estudios especializados que requieren la aplicación de principios y métodos, así como el dominio de la gestión municipal, la interpretación de normas y procedimientos, competencias técnicas y conductuales específicas. Se caracteriza por diseñar procedimientos, métodos de trabajo, formular, ejecutar y evaluar proyectos y programas, diseñar metodologías, planes, modelos variados, elaborar políticas, diseñar estrategias, formular objetivos, planes; diseñar normas, formular presupuestos, evaluar los criterios emitidos por otros profesionales y asesorar a superiores u otros profesionales en aspectos relacionados con el proceso bajo su responsabilidad.
Funciones
- Planea, organiza, coordina, ejecuta, controla y evalúa las actividades relacionadas con la compra, recepción, registro, almacenaje y despacho de bienes y servicios.
- Coordina los aspectos relacionados con cotizaciones, prepara y tramita los documentos necesarios para hacer pedidos con el fin de mantener un adecuado nivel de existencias.
- Vela por la adecuada codificación, identificación, anotación, distribución y existencia de los artículos en la bodega a su cargo.
- Vela por la adecuada codificación, identificación, anotación, distribución de activos institucionales.
- Revisa los programas, presupuestos y disponibilidad de los recursos, previo a la contratación de adquisiciones, arrendamientos y servicios.
- Informa anualmente las bases, límites de montos, acordes con el Presupuesto de Egresos, así como lineamientos en la materia que no estén previstos en la Ley.
- Determina sobre la procedencia de celebrar Licitaciones, así como los casos en que no se efectúen por encontrarse en alguno de los supuestos de excepción previstos en la Ley.
- Integra debidamente los expedientes con toda la información respecto del bien, arrendamiento o servicio a contratar, para la elaboración de las convocatorias, bases y demás documentación que se requiera para la Licitación.
- Proporciona los suministros solicitados por las áreas, llevando el control de las requisiciones, así como recibe los materiales que surten los proveedores y entrega los materiales en tiempo a los usuarios de las dependencias solicitantes para contribuir al desarrollo de sus actividades.
- Planea y controla la adquisición de bienes materiales, la contratación de servicios y seguros requeridos por las dependencias.
- Preparar los carteles de contratación, recibir ofertas, analizarlas en coordinación con la parte técnica y legal en función de calidad, precio, plazo de entrega, prestigio y solvencia de los proveedores, considerando y justificando cada oferta y presentando el análisis y recomendaciones a los niveles decisorios.
- Inscripción y actualización constante del registro de proveedores tanto en del archivo documental como del archivo digital.
- Tramitología para exoneración de pago de pago de impuestos de maquinaria o equipo municipal ante las instancias correspondientes bien sea equipo para inscribir o los respectivos pagos de derecho de circulación.
- En casos de adquisición efectuar los trámites de exoneración, importación y desalmacenaje de los materiales y equipos importados.
- Recopilar y analizar las diferentes fuentes de ordenamiento jurídico administrativo relativas a la materia de contratación administrativa.
- Realizar los inventarios necesarios de material en trámite de entrega.
- Capacitar al personal en materia de contratación administrativa, según corresponde a los niveles decisorios y ejecutivos.
- Emitir los reportes necesarios del proceso ante los superiores y otros entes, según sea necesario.
- Participa, coordina y verifica la celebración de concursos en materia de contratación administrativa.
- Realiza la contratación de bienes y servicios, de acuerdo con el presupuesto y las distintas modalidades de contratación y pago vigentes.
- Adquiere mediante los procedimientos de compras establecidos en la ley, los bienes y servicios que la institución requiere.
- Analiza y evalúa los bienes y servicios adquiridos durante la vigencia fiscal para la planificación del siguiente período.
- Distribuye y supervisa la ejecución de las labores específicas encomendadas a su unidad de trabajo.
- Define prioridades de trabajos, estudios o investigaciones por realizar, considerando la importancia y el efecto que estos tienen sobre los objetivos y metas.
- Mantiene controles y registros variados y vela porque éstos se mantengan al día y se adecuen a la dinámica del trabajo.
- Organiza, coordina, supervisa y controla las actividades, de estudio, diseño e investigación que genera su trabajo, evalúa y aprueba sus resultados.
- Analiza y recomienda ante sus superiores las posibilidades de reducción de gastos, para optimizar la gestión de la Municipalidad.
- Tramita pago a proveedores de bienes y servicios a la institución.
- Administra bodegas y sistema de inventarios municipal.
- Incluir la información en materia de contratación al Sistema Actividad Contractual de la Contraloría General de la República.
- Integrar la Comisión de Contratación Administrativa.
- Colabora estrechamente con la dependencia de la cual depende en la ejecución de trabajos técnicos, profesionales y administrativos que ésta demande y participa ampliamente en la solución de los problemas que se presentan en el área de trabajo de su campo.
- Elabora Plan Operativo Anual de su unidad de trabajo. Realizar el plan anual en la fecha de entrega establecida. (PAO)
- Elabora Plan Anual de Compras y su publicación en la Gaceta.
- Clasificar y ordenar la documentación producida o recibida por su departamento de acuerdo al cuadro de clasificación asignado por el archivo central.
- Archivar consecutivos de órdenes de compra.
- Brindar apoyo en diversas actividades de interés Municipal.
- Cumplir con las normas y disposiciones en materia de control interno, salud ocupacional y seguridad laboral.
- Brindar colaboración ante eventuales emergencias ocasionadas por desastres naturales, en función del puesto que desempeña.
- Apoya labores de cobro administrativo.
- Ejecutar otras actividades que le sean asignadas por su superior inmediato, dentro del ámbito y alcances de la naturaleza del cargo.
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